Chancen der Digitalisierung nutzen

Noch nie war es einfacher, Einkaufsstrategien erfolgreich umzusetzen

„Was gedenkt denn der Einkauf zur Digitalisierung im Unternehmen beizutragen“, wurde ich postwendend gefragt. Zuvor hatte ich laut lachen müssen, als der Vertrieb stolz verkündete, dass nun Rechnungen per E-Mail mit PDF-Anhang versendet werden – als Digitalisierungs-Maßnahme.
 

Ich bin in unserem mittelständischen Unternehmen schon seit vielen Jahren für den Bereich Einkauf und Materialwirtschaft verantwortlich. Heute hatten wir in der Führungsrunde mal wieder das Thema „Digitalisierung“ auf der Agenda. Seit Monaten diskutieren wir darüber, was man im Unternehmen mit den Möglichkeiten der Digitalisierung alles machen könnte.

Wegen dem Vorschlag bezüglich des Rechnungsversands musste ich deswegen lachen, weil wir im Einkauf solche Schreiben vermehrt erhalten. Stolz „verkauft“ man uns da unter dem Deckmantel der Digitalisierung Selbstverständlichkeiten. Aber was bitte schön hat den eine E-Mail mit PDF-Anhang mit Digitalisierung zu tun ?

Nun, wenn ich dieses Thema mit meinen Einkaufskolleginnen und –kollegen bei den Veranstaltungen des BME e.V. – wir sind Firmenmitglied – diskutieren, ist fast immer auch der Bestellversand per E-Mail oder der Einkauf bei einem der virtuellen Supermärkte die „Digitalisierungs-Idee“ überhaupt.

Für mich stellt sich diese Option nicht, ich möchte die Rechnungsdaten gleich elektronisch haben – und zwar passend zu unseren Bestellungen. Geht nicht ? Geht.

Und wenn ich schon den Rechnungseingang digitalisiere, dann bitte auch für den unnötigsten Beleg im Beschaffungsprozess: die Auftragsbestätigung. Ich weiß, dass ich damit alleine stehe mit meiner Meinung. Erkläre ich dann aber meine Gedanken, dann erhalte ich meistens ein zustimmendes Nicken. Was will ich denn wirklich erreichen, wenn ich eine Bestellung versende ? Richtig. Die Ware oder Dienstleistung (oder beides) zum gewünschten Termin mit den gewünschten Bedingungen.

Wir setzen daher auf die agile Einkaufs-Methode „QuWiki“. Alle Facetten des strategischen Einkaufs sorgen mittels QuWiki für eine optimale Versorgung bei strukturierten und transparenten Prozessen.

Mittels QuWiki bewerten wir die Digitalisierungsmöglichkeit der Einkaufsprozesse und setzen diese einfach um: ohne Lastenheft, ohne langwierigen Diskussion im Haus. Wir beweisen, dass es funktioniert und passen an, wenn es Sinn macht. Die Chancen der Digitalisierung nutzen wir unter Einbeziehung der Menschen. Denn nur wenn der Mensch den Nutzen der Technik wahrnimmt, hat Digitalisierung überhaupt eine Chance. Wenn man so will, kehren wir eigentlich wieder zu dem zurück, was über viele Jahre „wegrationalisiert“ wurde: Vertrauen, Kreativität und Eigeninitiative.

Operativer Einkauf ade? Nein, nur automatisiert und trotzdem transparent und einfach. Früher vor der Einführung, war unser Einkaufsteam ein mehr oder weniger gutes Schreibbüro oder mutierte zu einer Kontrollstelle. Die Bestellungen wurden von einem Zettel oder E-Mail abgetippt – ohne Rechtschreibprüfung.

In zwei Abteilungen haben wir ein QuWikiBOARD aufgestellt. Ohne die Abläufe zu ändern, digitalisierten wir gemeinsam im Team die Beschaffungsprozesse. Zwischenzeitlich nutzen die beiden Fertigungen QuWiki zusätzlich für die Auftragssteuerung. Dies führt im gesamten Unternehmen zu mehr Transparenz und unser strategischer Einkauf ist von Beginn an eingebunden. Entgegen früherer Meetings, in denen wir nur Rechtfertigungen abliefern durften, fragen wir heute nur noch „Wieviel bis wann?“. Wie bereits erwähnt, ist dies zu unserem neuen Tagesgeschäft geworden – vordenken, nachdenken, umdenken.

Unserem Vertrieb habe ich übrigens vorgeschlagen, Zugriff auf unseren QuWiki-Projektleitstand zu geben und ihn proaktiv über den Status zu seinem Auftrag zu informieren. Auftragsbestätigung ade – aktive Kundenkommunikation willkommen. Und das unsere Kunden jede Art von elektronischer Rechnung erhält, erübrigt sich sicherlich zu erwähnen J

Wenn allgemein vom Dienstleistungseinkauf gesprochen wird, dann sind es meisten die komplizierten Gewerke. Viele Dienstleistungen sind jedoch einfach strukturierbar und so ganz einfach zu digitalisieren.

Diese Geschichte hat so ähnlich stattgefunden, wurde hier aber personenneutral und frei übersetzt wiedergegeben. Sie soll anregen, Einkauf auch über den Tellerrand hinaus zu betrachten und ist an einigen Stellen bewusst überzogen.

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