Gerade im Einkauf sind
die Weichen neu zu stellen, um einerseits effizient arbeiten zu können,
andererseits auf geänderte Rahmenbedingungen wie dezentrales Arbeiten
(Homeoffice) und virtuelle Verhandlungen einzugehen.

Der Einsatz von
QuWikiPOINT kann zum Erfolgsfaktor bei der Umsetzung werden, auf drei Module
möchten wir besonders eingehen:

Modul Projektmanagement

 Ein Neubau setzt sich
aus einer Vielzahl einzelner Gewerke aus den Bereichen Bau, technische
Gebäudeausstattung und Produktionsanlagen zusammen.

Die Projektplanung und
-umsetzung erfolgt da-bei durch die Verwendung des Moduls Projekt-management.
Für jedes Gewerk wird ein Projekt anhand vordefinierter Prozessschritte
angelegt und Aufgaben dem jeweiligen Teammitglied zugeordnet.

Damit man den Überblick
behält, werden alle Aktivitäten über den Leitstand z.B. als Gantt-Chart
visualisiert. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass die Teammitglieder
die Zeitvorgaben besser einhalten können.

Sogar externe
Beteiligte (z.B. Ingenieure, Architekten, Bieter) werden mit eingebunden, so
dass erfolgreich über die Grenzen des Unternehmens hinaus zusammengearbeitet
wird.

Um Projektaufgaben
weiter herunterbrechen zu können, erstellt man Tickets oder Aufgaben und ordnet
sie den Teammitgliedern zu. Der Einkauf übernimmt also eine wichtige Rolle bei
der Planung und Koordination.

Modul Ausschreibung

 Die meist über 100
Hauptgewerke werden mithilfe des Moduls Ausschreibung auf Basis freigegebener
Bieterlisten automatisiert an die Bieter versandt.

Wichtig für die
Akzeptanz durch die Bieter ist der unkomplizierte Download der Daten und
sichere Upload des Angebots, ganz ohne aufwändige Registrierungen.

Nachdem das Projektteam
die technische und kaufmännische Bewertung durchgeführt hat und der
Preisspiegel berechnet ist, kann die Vergabeentscheidung fundiert und compliant
getroffen werden. Aufgrund der Visualisierung, der Transparenz und der
Einfachheit der Zusammenarbeit gibt es eine sehr hohe Akzeptanz bei allen
Projektbeteiligten.

Modul Vertragsmanagement

 Ein wesentlicher
Projektbestandteil ist das Er-stellen und Editieren von Vertragsvorlagen so-wie
das Anpassen von Verträgen im Zuge der Bieterverhandlungen. Mit dem Modul
Vertrags-management lassen sich vordefinierte Vertragsbausteine ganz einfach
kombinieren und mit Daten aus dem Lieferantenstamm ergänzen.

So wird der Abschluss
von CDAs mit dem kompletten Bieterkreis zum Kinderspiel.

Auch die Verhandlung
von Bau- und Werkverträgen kann durch die Modularität stets konform zu den
Anforderungen der Rechtsabteilung durchgeführt werden. Mittels
unterschiedlicher Härtegrade der einzelnen Paragraphen wird während der Verhandlung
rechtssicher auf Änderungsanforderungen der Bieter eingegangen und am Ende
sogar die Vertragsqualität pro Bieter gemessen.

Der Einkauf und das
gesamte Projektteam behalten durch die transparente Darstellung, Änderungsverfolgung
und Auswertbarkeit der Verträge stets den Überblick.

Mit QuWikiPOINT
entstehen keine Medienbrüche, auch externe Datenbanken und Systeme lassen sich
verknüpfen. Die sonst häufige E-Mail-Flut wird reduziert und das standardmäßig
vorhandene Dokumentenmanagement stellt das leichte Finden von Informationen und
Daten inklusive Historie sicher.

Download: https://www.bme.de/services/bmeopensourcing/bmenet-guide-bdl-2022

Verfasser: Herr Holger Müller, Geschäftsführer der MARBEHO Solutions GmbH

Quelle: „BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister 2022“, S. 32