Als verantwortlicher Leiter der Materialwirtschaft eines mittelständischen Unternehmens stellte ich mich der Herausforderung, die Zukunft des strategischen Einkaufs neu zu etablieren.

Die Ausrichtung auf Industrie 4.0, die Schnittstelle Mensch/IT sowie die Integration in das ERP-System SAP, bilden die konzeptionellen Eckpunkte des Projekts. Die Lösung lieferte nach intensiven Marktrecherchen die innovative eProcurement-Methode QuWiki des Einkaufs-Spezialisten MARBEHO Solutions GmbH aus Karlsruhe. Ein System welches die Bedarfsanforderung mittels einer Transponderkarte, die einfach in ein Empfängermodul, dem QuWikiBOARD, eingesteckt wird, in Verbindung mit dem Einkaufssystems smartPRO.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Die Bestellung der jeweiligen Materialien und Dienstleistungen sind von jedem Mitarbeiter auch ohne Schulung und Systemverständnis mit der QuWikiCARD auszulösen. Jeder kann seinen Materialbedarf decken, ohne auch nur eine einzige manuelle Buchung durchführen zu müssen. Jeder Mensch kann dies – das Einstecken der QuWikiCARD genügt.

So einfach und zeitsparend, dass sich die Mitarbeiter um ihre Aufgaben und nicht um administrative Themen kümmern Und mein Einkauf ist kein Schreibbüro – oder in Verbindung mit SAP kein BANF-Verschieber – mehr, sondern kann nun endlich die strategischen Themen bearbeiten, die dem Unternehmen wesentlich mehr bringen als eine Bestellabtipperei in SAP (wobei dies keine Schuld des Systems ist, sondern der Organisation).

Die QuWiki-Lösung überzeugte mich sofort, weil ich meine strategischen Ziele bei Beibehaltung der Einkaufshoheit über das Projekt erreichen kann.

Zusammen mit den Einkaufs-Spezialisten der MARBEHO Solutions GmbH wurde das Konzept erfolgreich umgesetzt.
In Kombination mit smartPRO wurden alle indirekten Materialen mit Katalogartikelcharakter abgedeckt. Die anderen werden weiterhin in SAP bestandsgeführt und disponiert.
Über 3.000 Artikel in 3 Bereichen wurden so komplett auf eine digitale Abwicklung umgestellt.
Der Vorteil von smartPRO ist, dass auch alle anderen Bedarfe der Fachabteilungen abgedeckt werden und am Ende des Prozesse eine digitale, in SAP zu importierende Rechnung auch in der Buchhaltung für eine hohe Arbeitserleichterung geführt hat.

Das Projektteam der MARBEHO wurde unterstützt durch Spezialisten der Instandsetzung, der internen Versorgung und Logistik, der Fertigung, der IT und verschiedener Lieferpartner.

Gemeinschaftlich wurde eine „Second-Source-Strategie“ entschieden, da die Anfrage- und Angebotsprozesse bereits automatisiert waren und eine abgestimmte Versorgung der verschiedenen Werke / Abteilungen höchste Priorität haben.

Zugegeben, dies hätten wir auch ohne das Projekt und ohne die Projektbegleiter der MARBEHO umsetzen können, aber leider waren unsere Einkaufskapazitäten mit BANFen umschubsen beschäftigt. Wenn man ehrlich ist, dann war für eine einkäuferische Bearbeitung der Bestellanforderungen sowieso keine Zeit.

Bei einigen Lieferanten hatte man das Gefühl, dass das Thema Digitalisierung noch nicht angekommen ist. Es hat eine Zeit gedauert, bis die Aussendienstmitarbeiter nicht mehr zur Auftragsschreibung vor Ort vorbei schauen.

Mit QuWiki und dem integrativen Einkaufssystem “smartPRO” verfügen wir nun über ein schlüssiges Gesamtsystem, das von der einzelnen Bedarfsanforderung direkt am Bedarfsort, bis hin zur Bezahlung der gelieferten Materialien und Dienstleistungen alles abbildet.