Als verantwortlicher Projekt-Leiter eines mittelständischen Industrieunternehmens stellte ich mich der Herausforderung, die Zukunft des strategischen Einkaufs neu zu etablieren.

Unser flexible Fertigung ist auf dem neuesten technologischen Stand. Das inhabergeführte Unternehmen beschäftigt über 500 Mitarbeiter an mehreren Standorten.

Die Ausrichtung auf Industrie 4.0, die Schnittstelle Mensch/IT sowie die Integration in das ERP-System, bilden die konzeptionellen Eckpunkte des Projekts. Die Lösung lieferte nach intensiven Marktrecherchen die innovative eProcurement-Methode QuWiki des Einkaufs-Spezialisten MARBEHO Solutions GmbH aus Karlsruhe.

Ein System welches die Bedarfsanforderung mittels einer Transponderkarte, die einfach in ein Empfängermodul, dem QuWikiBOARD, eingesteckt wird, in Verbindung mit dem Einkaufssystems smartPRO.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Die Bestellung der jeweiligen Materialien und Dienstleistungen sind von jedem Mitarbeiter auch ohne Schulung und Systemverständnis mit der QuWikiCARD auszulösen. Jeder kann seinen Materialbedarf decken, ohne auch nur eine Buchung durchführen zu müssen. Jeder kann dies – das Einstecken der QuWikiCARD genügt.

So einfach und zeitsparend, dass sich die Mitarbeiter wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und sich der Einkauf wieder stärker den zukunftsorientierten, strategischen Aufgaben widmen kann. Darüber hinaus visualisiert QuWiki auch komplette Fertigungs- und Logistikprozesse.

Im Hintergrund erfüllt QuWiki alle komplexen Anforderungen und Spezifikationen eines modernen, strategischen Einkaufs. Anforderungen wie Qualitätsauswahl, Abgleich von gleichartigen Produkten unterschiedlicher Hersteller, oder das managen komplexer Lieferantenvereinbarungen. Ein Gesamtsystem, das von der Bedarfserfassung über das strategische Auswahlverfahren bis zur Abrechnung und Bezahlung – ganz im Kontext der Prozess-Methodik von Einkauf 4.0 – alle Anforderungen erfüllt.

Die QuWiki-Lösung überzeugte mich sofort. Zusammen mit den Einkaufs-Spezialisten der MARBEHO Solutions GmbH wurden Inhouse-Lösungen erarbeitet zu Fragen wie:
Welche Lieferpartner decken die Vorgaben optimal ab?
Wer erfüllt die Logistikanforderungen?
Welche Mengen der geplanten Materialien sollen wann und wo auf Lager liegen?
Wie funktioniert die Qualitätskontrolle?
Wie lässt sich die Methodik in die unternehmensspezifischen Anforderungen des neuen ERP-Systems integrieren?
Und funktioniert die Kompatibilität mit den Warenausgabeschränken und Scan-Systemen verschiedener Hersteller?

Was zunächst für die Versorgung eines Werkes mit Hilfs- und Betriebsstoffen begann, wird nun ausgeweitet auf fertigungsnahe Artikel in der Produktion und für die Versorgung der Instandhaltung.

Die Middleware von QuWiki als zentrale Steuerung übergibt die jeweiligen Bedarfsanforderungen an die nachfolgenden Systeme. Dies kann entweder ein einfache E-Mail an einen Lieferanten sein, eine Übergabe an das ERP-System oder auch an das Einkaufssystem „smartPRO“, welches die Daten interpretiert. Zusammen mit den Kontierungsdaten werden die Bestellungen erzeugt. Diese werden digital an die Lieferpartner übermittelt. Die Ware wird im Nachtsprung geliefert und die entsprechenden Lieferscheindaten ebenfalls digital durch „smartPRO“ beim Lieferpartner abgerufen.

Nach dem Warenerhalt wird die Karte dem QuWikiBOARD entnommen und zusammen mit der Ware ins Lagerfach eingeräumt. Der Bestellprozess kann bei Bedarf neu beginnen.

Die Idee von QuWiki zielt darauf ab, die komplexen und eng vernetzten Abläufe moderner Unternehmen für den Menschen so einfach wie möglich abzubilden und gleichzeitig die Beschaffung und den Einkauf, effizient, sicher und digital und somit vollautomatisiert abzubilden.

Mit QuWiki und dem integrativen Einkaufssystem “smartPRO” verfügen wir nun im Bereich der indirekten Materialien und Dienstleistungen über ein schlüssiges Gesamtsystem, das von der einzelnen Bedarfsanforderung direkt am Bedarfsort, bis hin zur Bezahlung der gelieferten Materialien und Dienstleistungen alles abbildet. Der nächste Schritt ist die Einbindung von Fertigungsmaterialien und die Integration in das neue ERP-System, welches zeitgleich eingeführt wurde.

„Für unser Unternehmen ist es, auch im Sinne unserer Wertschöpfung, ein erfolgreicher Schritt in die Zukunft des digitalen Einkauf 4.0“, so mein Resüme.